+38 (044) 351 18 88

facebooktwittertwittertwittertwitter
triangle
triangle
triangle

Администрирование офиса. Управляем эффективно

Современный офис — это сложная структура объединяющая в себе людей, материальные ресурсы,  бизнес процессы. Связующим звеном, обеспечивающим бесперебойную работу этой системы является административно-хозяйственная деятельность.

Администрирование офиса — это целый комплекс мероприятий по управлению и организации работы компании, налаживанию бизнес процессов и связи между отделами. Такое управление решает ряд ключевых задач, без эффективности которых, невозможна продуктивная работа компании:

  • Организация и планирование работы офиса
  • Бюджетирование и оплата коммунальных платежей
  • Обеспечение компании необходимыми хозяйственными материалами и инструментами
  • Организация уборки, охраны, утилизации отходов
  • Организация необходимых ремонтных работ
  • Обеспечение технического обслуживания, поддержание температурного режима, качества воздуха, контроль за освещением и уровнем шума в офисе
  • Организация транспортных перевозок для сотрудников компании Обеспечение связи в офисе и мобильная связь для работников
  • Организация документооборота
  • Учет и контроль за материальными ресурсами компании

К дополнительным функциям административной деятельности можно отнести:

  • Администрирование корпоративного сайта
  • Кадровое делопроизводство и подбор  персонала
  • Организация переездов
  • Планирование и организация корпоративных мероприятий

Организация обучающих мероприятий (языковые курсы для сотрудников, фитнес программы, тренинги)

Часто, такая большая зона ответственности оказывается неподъемной для одного сотрудника, так как для решения всех этих задач необходим комплексный подход, слаженная командная работа, серьезные управленческие навыки и значительный опыт работы. И здесь возникает вопрос, стоит ли нанимать дополнительный персонал или значительную часть обязанностей можно переложить на аутсорсинговую компанию?

Рассмотрим преимущества работы с профессиональной компанией:

  • Экономия на заработной плате для дополнительного персонала. Да, аутсорсинговой компании платить тоже придется, но чаще всего стоимость таких услуг дешевле штатных администраторов.
  • Налаженные цепочки поставок необходимых товаров и услуг. Работа с проверенными поставщиками, а также скидки оптовым покупателям, позволяют заказчику дополнительно сэкономить.
  • Работа с квалифицированными и опытными менеджерами. Нет необходимости обучать персонал, минимизируются ошибки в работе
  • Работа с единым подрядчиком. Нет необходимости работать с разными компаниями по всем необходимым товарам и услугам для офиса. Это облегчает работу не только администратора, но и бухгалтеров, юристов.
  • Консультации по возможностям оптимизации работы офиса, и как следствие экономия ресурсов

Каждая компания самостоятельно выбирает какой путь ведения административно хозяйственной деятельности выбрать. Однако всегда стоит помнить о важности администрирования для всех департаментов офиса и компании в целом.

[addtoany buttons="facebook,twitter,email"]