Адміністрування офісу. Управляємо ефективно

Сучасний офіс – це складна структура, яка об’єднує в собі людей, матеріальні ресурси, бізнес процеси. Сполучною ланкою, що забезпечує безперебійну роботу цієї системи є адміністративно-господарська діяльність.

Адміністрування офісу – це цілий комплекс заходів по управлінню і організації роботи компанії, налагодженню бізнес процесів і зв’язку між відділами. Таке управління вирішує ряд ключових завдань, без ефективності яких, неможлива продуктивна робота компанії:

• Організація і планування роботи офісу
• Бюджетування і оплата комунальних платежів
• Забезпечення компанії необхідними господарськими матеріалами та інструментами
• Організація прибирання, охорони, утилізації відходів
• Організація необхідних ремонтних робіт
• Забезпечення технічного обслуговування, підтримку температурного режиму, якості повітря, контроль за освітленням і рівнем шуму в офісі
• Організація транспортних перевезень для співробітників компанії
• Забезпечення зв’язку в офісі і мобільний зв’язок для працівників
• Організація документообігу
• Облік і контроль за матеріальними ресурсами компанії

До додаткових функцій адміністративної діяльності можна віднести:

• Адміністрування корпоративного сайту
• Кадрове діловодство і підбір персоналу
• Організація переїздів
• Планування і організація корпоративних заходів
• Організація навчальних заходів (мовні курси для співробітників, фітнес програми, тренінги)

Часто, така велика зона відповідальності виявляється непідйомною для одного співробітника, так як для вирішення всіх цих завдань необхідний комплексний підхід, злагоджена командна робота, серйозні управлінські навички та значний досвід роботи. І тут виникає питання, чи варто наймати додатковий персонал або значну частину обов’язків можна перекласти на аутсорсингову компанію?

Розглянемо переваги роботи з професійною компанією:

• Економія на заробітній платі для додаткового персоналу. Так, аутсорсинговій компанії платити теж доведеться, але найчастіше вартість таких послуг дешевше штатних адміністраторів.
• Налагоджені ланцюжки поставок необхідних товарів і послуг. Робота з перевіреними постачальниками, а також знижки оптовим покупцям, дозволяють замовнику додатково заощадити.
• Робота з кваліфікованими і досвідченими менеджерами. Немає необхідності навчати персонал, мінімізуються помилки в роботі
• Робота з єдиним підрядником. Немає необхідності працювати з різними компаніями по всіх необхідних товарах і послугах для офісу. Це полегшує роботу не тільки адміністратора, але і бухгалтерів, юристів.
• Консультації по можливостям оптимізації роботи офісу, і як наслідок економія ресурсів

Кожна компанія самостійно обирає який шлях ведення адміністративно господарської діяльності вибрати. Однак завжди варто пам’ятати про важливість адміністрування для всіх департаментів офісу і компанії в цілому.