Впровадження стандарту ISO FM. Що важливо знати

ISO 41001 Фасіліті менеджмент – управлінські системи – вимоги з керівництвом по використанню був опублікований в 2018 році. Це перший в своєму роді стандарт, з фокусом на створення ефективних процесів управління фасіліті організацією, забезпечуючи при цьому, відповідність стратегічним цілям клієнта. У цій статті ми поговоримо, про те як правильно підготувати компанію до сертифікації та про переваги від впровадження ISO 41001.

Впровадження даного стандарту, як і будь-якого іншого стандарту ISO починається з обов’язкового використання основних принципів управління проектами для створення чітких кроків, які завершаться сертифікацією. При розробці стратегії необхідно враховувати три основні складові: Люди, процеси і бізнес середовище.

Люди

Значення людського фактора в разі фасіліті менеджменту неможливо переоцінити. Необхідно чітко визначити вимоги до людських ресурсів, їх компетенцій і знань. Далі вибудовувати управління потрібно з урахуванням наступних аспектів:

• Побудова загального розуміння цілей і завдань
• Побудова і управління командою
• Розширення можливостей команди і зацікавлених сторін

Варто продемонструвати переваги від впровадження управлінської системи, таких як операційна ефективність, оптимізація ресурсів. Також важливо бути готовим до того, що в процесі будуть виникати конфлікти і тут необхідно проактивно попрацювати над їх аналізом і визначенням часу, яке займає вирішення виниклих проблем. Такі конфлікти можуть зароджуватися на грунті того, що впровадження стандарту вимагає робочого часу і забирає його у виконання щоденних завдань, або нерозуміння необхідності впровадження такої ініціативи.

Щоб уникнути або знизити ймовірність конфліктів потрібно діяти на випередження, варто переконатися, що:

• Всі члени, залучені в проект усвідомлюють, що вони отримають на виході
• Співробітники, які залучаються на проект не перевантажені щоденними завданнями
• Стиль керівництва адаптується під потреби команди, всі учасники залучаються до обговорення, планування та впровадження.
• Персонал працює над впровадженням ISO навчений на належному рівні, і має необхідні навички для вирішення поставлених завдань

Бізнес середовище

Тут важливе розуміння контексту організації та її особливостей. Виходячи з цих знань необхідно постійно аналізувати зміни, що відбуваються на ринку і їх вплив на компанію.

Просто впровадити стандарт не означає стати успішними. Потрібно прорахувати яку користь і цінність принесе сертифікація організації, як вона підвищить конкурентоспроможність.

Процеси

Тут працюють принципи управлінського циклу: план – виконання-контроль-аналіз-коригування. При цьому необхідно звернути увагу на наступні нюанси:

• Залучення всіх зацікавлених сторін
• Виконання проекту як термінового
• Створення структури управління проектом

У плануванні та управлінні потрібно визначити:

• Обсяг робіт
• Графік виконання
• Ресурси
• Ризики
• Якість проведених робіт
• Результат

Впровадження стандарту ISO 41001 є необхідним і ефективним інструментом поліпшення якості управління та надання сервісу. Однак, як і в будь-якому проекті це може потребувати залучення додаткових ресурсів і активів.